Assistente Executiva

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Gestão de agenda e rotina

•    Gerenciar integralmente a agenda profissional e pessoal do Anderson.
•    Organizar, confirmar e acompanhar reuniões, compromissos, eventos e demais atividades.
•    Fazer a gestão de prioridades, evitando conflitos de agenda e garantindo tempo adequado entre compromissos.
•    Antecipar compromissos e preparar o Anderson para sua rotina diária.
•    Enviar lembretes e informações relevantes antes de reuniões, compromissos, viagens e eventos.
•    Reorganizar a agenda diante de mudanças, cancelamentos ou demandas urgentes.
•    Identificar conflitos e prioridades e propor alternativas antes de levar a decisão ao Anderson.
•    Acompanhar pendências e garantir que compromissos assumidos tenham os devidos follow-ups.
•    Organizar a agenda de forma integrada entre compromissos profissionais e pessoais.

Apoio executivo

•    Apoiar o Anderson na organização de reuniões, encontros e compromissos profissionais.
•    Realizar contato com clientes, parceiros, fornecedores, colaboradores e demais interlocutores para alinhamento de agendas e compromissos.
•    Preparar informações, documentos e materiais necessários para reuniões e compromissos.
•    Acompanhar demandas delegadas pelo Anderson, garantindo retorno e conclusão.
•    Fazer follow-up com as pessoas responsáveis por demandas que dependam de terceiros.
•    Centralizar informações importantes e facilitar o acesso do Anderson ao que precisa para tomada de decisão.
•    Apoiar na organização de eventos, encontros corporativos e compromissos institucionais.
•    Fazer a interface entre o Anderson e as áreas da empresa, evitando que demandas operacionais desnecessárias cheguem diretamente a ele.
•    Filtrar e organizar solicitações recebidas, identificando o que é urgente, importante ou pode ser direcionado para outra pessoa.

Viagens e deslocamentos

•    Organizar viagens profissionais e pessoais do Anderson.
•    Realizar pesquisas e reservas de passagens, hotéis, restaurantes, transfers e demais serviços necessários.
•    Organizar roteiros, horários, endereços, reservas e demais informações da viagem.
•    Antecipar necessidades relacionadas à viagem e garantir que todas as informações estejam centralizadas.
•    Acompanhar alterações, cancelamentos e imprevistos durante viagens.
•    Organizar documentação necessária para viagens nacionais e internacionais, quando aplicável.
•    Manter histórico e controles de reservas e compromissos relacionados às viagens.

Demandas pessoais

•    Apoiar o Anderson na organização e execução de demandas pessoais e familiares que façam parte de sua rotina.
•    Realizar pesquisas, cotações, agendamentos e reservas solicitados.
•    Organizar compromissos pessoais, como consultas, serviços, eventos, reservas e outros compromissos.
•    Acompanhar pagamentos, vencimentos, documentos e outras demandas administrativas pessoais, quando solicitado.
•    Fazer contato com prestadores de serviços e fornecedores para resolver demandas do dia a dia.
•    Acompanhar solicitações pessoais até sua conclusão, garantindo que o Anderson não precise fazer o acompanhamento operacional.
•    Antecipar necessidades recorrentes e manter controles para evitar esquecimentos ou atrasos.

Gestão de documentos, pagamentos e controles

•    Organizar documentos profissionais e pessoais encaminhados ao Anderson.
•    Acompanhar notas fiscais, recibos, boletos, pagamentos e demais documentos administrativos, conforme orientação.
•    Manter controles de vencimentos, compromissos e pendências.
•    Realizar cotações e comparativos de fornecedores e serviços.
•    Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo fácil localização das informações.
•    Apoiar o controle de despesas relacionadas a viagens, eventos e demais atividades.
•    Garantir que documentos e informações importantes estejam disponíveis quando necessários.

REQUISITOS

•    Ensino superior completo ou cursando em Administração, Secretariado Executivo, Gestão, Relações Institucionais ou áreas correlatas.
•    Experiência anterior como Assistente Executiva, Secretária Executiva, Assistente Pessoal ou em posição de suporte direto a executivos.
•    Experiência com gestão de agenda e organização de compromissos.
•    Desejável experiência com organização de viagens, reservas e relacionamento com fornecedores.
•    Desejável experiência com atendimento a executivos e/ou pessoas de alta liderança.

CONHECIMENTOS

•    Pacote Office/Google Workspace.
•    Ferramentas de agenda e videoconferência.
•    Organização de documentos e controles.
•    Boa utilização de ferramentas digitais.